Analisis Jabatan dan Desain Jabatan
ANALISIS JABATAN DAN DESAIN JABATAN
Untuk memenuhi salah
satu tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia
Disusun Oleh :
Nama : Sekar Fairuz
Annora
NPM : 26218576
Kelas : 4EB09
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI
2021
KATA PENGANTAR
Segala puji penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang atas karunianya penulis dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul “ANALISIS JABATAN DAN DESAIN JABATAN” dengan tepat waktu.
Penulisan ini berisi uraian mengenai analisis
jabatan dan desain jabatan mulai dari pengertian, tujuan,
manfaat analisis dan desain jabatan serta elemen-elemen yang ada pada desain
jabatan. Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk memenuhi
tugas pada mata kuliah Manajemen Sumber Daya
Manusia. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah
wawasan bagi para pembaca dan juga bagi penulis.
Saya mengucapkan terima kasih kepada Ibu
Sariyati, selaku dosen mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia yang
telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan dan
juga kepada sumber-sumber yang telah memberikan informasi kepada
penulis dalam menyelesaikan penulisan ini.
Penulis sangat
menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu,
kritik dan saran yang membangun dari para pembaca sangat penulis harapkan untuk
penulisan di kemudian hari dapat disajikan secara sempurna. Semoga penulisan ini
bisa memberikan manfaat kepada pembaca secara umum terlebih bagi penulis
sendiri.
Depok, 10 Oktober 2021
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Peran Sumber Daya Manusia yang berkualitas sangat penting di era
globalisasi saat ini. SDM berperan penting untuk mengidentifikasi karyawan yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Setiap pekerjaan dan kegiatan yang akan dilaksanakan diharapkan memahami
konsep manajemen dalam pengelolaan sumber daya manusia yang meliputi manajemen
tenaga kerja, personil, karyawan, pegawai atau anggota sehingga dapat lebih
dengan mudah untuk mengidentifikasi sumber dari mana personil itu diperoleh,
menentukan atau menghitung berapa yang dibutuhkan, merencanakan dan
menganalisis pemenuhan kebutuhan sampai pada bagaimana mengevaluasi hasil
kerja. Untuk membantu organisasi mencapai tujuannya,
diperlukan sumber daya manusia yang tepat, yang memiliki kemampuan sesuai
dengan beban tugas yang harus dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara
efektif dan efisien. Makalah ini akan membahas tentang analisis dan desain
jabatan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar
belakang di atas, maka rumusan masalah sebagai berikut :
1. Apa yang dimaksud dengan analisis dan desain jabatan?
2. Apa manfaat dari analisis dan desain jabatan?
3. Apa tujuan dari analisis jabatan?
4. Apa saja elemen-elemen desain jabatan?
1.3 Tujuan Penulisan
Berdasarkan rumusan
masalah di atas, maka dapat diidentifikasikan tujuan penulisan sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui
pengertian analisis dan desain jabatan
2. Untuk mengetahu
manfaat dari analisis dan desain jabatan
3. Untuk mengetahui
tujuan analisis jabatan
4. Untuk mengetahui
elemen-elemen desain jabatan
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan (job analysis)
adalah suatu cara, prosedur dan kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan dan
menganalisis informasi tentang pekerjaan, berupa deskripsi pekerjaan, indikator
pekerjaan, pendidikan dan kompetensi yang diperlukan, prosedur operasi
melaksanakan pekerjaan, hasil pekerjaan serta kompensasi dan penilaian
pekerjaan. Analisis jabatan memberikan informasi berharga bagi perusahaan
antara lain penentuan strategi penarikan, seleksi, penilaian kinerja, pelatihan
dan pengembangan, design dan redesign jabatan dan perencanaam SDM.
Hasil analisis jabatan memberikan informasi yang menguraikan berbagai
hal mengenai jabatan tersebut, yang dapat digunakan untuk mengembangkan uraian
jabatan (job description) dan
spesifikasi jabatan (job specification).
Uraian jabatan adalah
suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, dan kondisi kerja.
Sedangkan spesifikasi jabatan adalah suatu daftar dari suatu jabatan, meliputi
pendidikan, keterampilan, kepribadian dan lain-lain yang sesuai dengan jabatan
tersebut.
2.2 Tujuan Analisis Jabatan
Tujuan analisis jabatan menjadikan sebuah
perusahaan mengharuskan untuk melakukan analisis akan jabatan tersebut. Berikut
beberapa tujuan diantaranya :
1.
Faktor
Penunjang Dalam Proses Manajerial
Sebuah perusahaan tentu harus diatur
sedemikian rupa agar mampu berjalan secara efektif. Sebuah proses manajerial
juga merupakan langkah yang harus dilakukan secara tepat. Untuk bisa mencapai
hal tersebut, membutuhkan yang namanya analisis akan jabatan. Hal ini agar
mampu melakukan proses secara tepat.
Proses manajerial ini memerlukan sebuah tahap
yang menjadikan seorang manajer harus jeli dalam memahami karyawannya. Dengan
analisis ini, seseorang akan dengan mudah ditempatkan pada posisi yang sesuai.
2.
Sarana
Proses Rekrutmen
Ketika perusahaan hendak melakukan sebuah
penyegaran karyawan, tentu mengharuskan untuk melakukan recruitment. Hal ini
bertujuan untuk menentukan seperti apa orang yang hendak menduduki jabatan
dalam pekerjaan perusahaan tersebut. adanya analisis ini akan mampu untuk
menunjukkan sebuah kualifikasi dan juga keterampilan yang ada.
Bahkan tidak hanya itu saja, emosional
seseorang serta keahlian pribadi dalam melakukan sebuah pekerjaan juga bisa
tampak ketika melakukan analisis ini. tentunya perusahaan bisa mendapatkan
seseorang yang tepat dalam mengisi posisi yang ada.
3.
Mengetahui
Kinerja Karyawan
Kinerja seorang karyawan akan berimbas pada
keefektifan kegiatan sebuah perusahaan. Dengan adanya analisis ini, perusahaan
akan mampu untuk memeriksa apakah tujuan dan juga sasaran yang ada pada
karyawan sudah tercapai.
Hal tersebut biasanya dikarenakan job analysis membantu dalam menentukan
standar suatu pekerjaan. Tentunya seluruh kinerja karyawan akan lebih mudah
diukur dan juga dinilai sesuai dengan standar yang ada.
4.
Adanya Manajemen Kompensasi
Sebuah analisis sangat penting untuk
menentukan besarnya paket gaji seorang karyawan. Bahkan tidak hanya itu saja,
besarnya tunjangan, dan juga insentif sangat dipengaruhi dengan adanya analisis
ini.
Keadaan dan juga tanggung jawab dalam
mengemban tugas bisa dapat dilihat dengan mudah menggunakan analisis jabatan
tersebut. tentunya adanya hal tersebut akan memudahkan dalam menentukan
kompensasi yang harus diberikan oleh manajer sumber daya manusia kepada
karyawannya.
5.
Sarana
Pelatihan Dan Juga Pengembangan Karyawan
Dengan adanya job analysis ini bisa digunakan untuk menilai akan kebutuhan dan
juga pengembangan seorang karyawan. Tidak hanya itu, manajemen dengan mudah
untuk menentukan bagaimana pelatihan yang harus dilakukan untuk mengembangkan
kinerja karyawan tersebut.
Dari pelatihan yang tepat untuk diberikan
kepada seorang karyawan tersebut, tentunya akan mendapatkan sebuah hasil yang
bisa disesuaikan dengan rencana perusahaan. Tujuan yang ada terlebih dalam hal
efisiensinya suatu perusahaan.
6.
Untuk
Meningkatkan Produktivitas
Hal yang paling penting bagi sebuah
perusahaan ketika menerapkan analisis jabatan ini yaitu kemampuan produktivitas
yang meningkat. Hal ini tentunya berimbas pada pendapatan perusahaan itu
sendiri.
Ketika sebuah produktivitas perusahaan mampu
berjalan dengan baik, kecil kemungkinan perusahaan tersebut mengalami
kemunduran. Peluang perusahaan untuk berkembang justru lebih banyak.
2.3 Manfaat Analisis Jabatan
1. Menetapkan
dasar rasional pengupahan dan penggajian yang objektif
2. Menghapuskan
persyaratan-persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi
3. Merencanakan
kebutuhan-kebutuhan SDM di waktu yang akan datang sebagai basis perencanaan.
4. Menentukan
lamaran-lamaran dengan lowongan pekerjaan yang ada
5. Menentukan
dasar-dasar dan kebutuhan penyelenggaraan latihan baik untuk karyawan baru
maupun lama
6. Menentukan
pola atau pokok sistem pengembangan karir karyawan yang tepat dan menyeluruh
7. Menentukan
standar-standar prestasi kerja yang realistic
8. Menempatkan
karyawan pada posisi yang tepat berdasarkan keterampilannya.
9. Penataan
jabatan dan pengembangan organisasi
10. Membantu memudahkan memahami tugas terutama
bagi karyawan baru
11. Memperbaiki aliran atau alur kerja
12. Melancarkan hubungan kerjasama dan saling
pengertian antar karyawan dan antar satuan organisasi.
2.4 Pentingnya Analisis Jabatan
Ada beberapa alasan yang menjadikan mengapa
analisis jabatan ini terbilang sangat penting, diantaranya :
1.
Menjamin Akan Arus Kerja
Dalam sebuah arus kerja, ada sebuah
keterkaitan antara pekerjaan yang satu dengan yang lainnya. Ketika salah satu
dari pekerjaan tersebut belum memahami bagaimana pekerjaan yang seharusnya,
tentu kegiatan perusahaan akan terhenti dan tidak efektif.
2.
Terhindar Dari Tumpang Tindih Dan Juga Konflik
Meskipun dalam bidang yang beda, namun
terkadang ada karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama. Hal ini akan berimbas
pada kurangnya tanggung jawab yang ada. Dengan adanya sebuah analisis jabatan
ini akan mampu mengatasi hal tersebut.
3.
Penentu Kualitas Sumber Daya Manusia
Sebuah sumber daya manusia menjadi penentu
bagaimana perusahaan bergerak. Kesadaran akan kualitas sumber daya manusia ini
akan memberikan persaingan terhadap bagaimana sebuah perusahaan dijalankan.
4.
Menjadi
Sarana Tumbuh Kembangnya Perusahaan Yang Ada
Ketika mampu memiliki sebuah sumber daya yang
terampil, tentu menjadi kunci sukses tumbuh kembangnya perusahaan. Hal ini
sangat jelas ketika melakukan analisis jabatan, bisa menjadi jembatan sebuah
perusahaan untuk bisa berkembang lebih baik.
Pada dasarnya sebuah perusahaan memang harus memiliki sumber daya manusia yang berkualitas. Kualitas tersebut tentunya menjadi langkah untuk bisa diterapkan pada posisi jabatan yang tepat. Dengan analisis ini bisa menjadi cara yang paling sistematis untuk bisa memajukan perusahaan.
2.5 Pengertian Desain Jabatan
Desain pekerjaan atau job design adalah faktor penting dalam manajemen terutama manajemen
operasi karena selain berhubungan dengan produktifitas juga menyangkut tenaga
kerja yang akan melaksanakan kegiatan operasi perusahaan. Desain pekerjaan
adalah suatu alat untuk memotivasi dan memberi tantangan pada karyawan. Oleh
karena itu perusahaan perlu memiliki suatu sistem kerja yang dapat menunjang
tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dan efisien yang dapat merangsang
karyawan untuk bekerja secara produktif, mengurangi timbulnya rasa bosan dan
dapat meningkatkan kepuasan kerja, desain pekerjaan terkadang digunakan untuk
menghadapi stress kerja yang dihadapi karyawan (Sulipan dalam Irnanda, 2011).
Herjanto dalam Irnanda (2011) menjelaskan
bahwa desain pekerjaan adalah rincian tugas dan cara pelaksanaan tugas atau
kegiatan yang mencakup siapa yang mengerjakan tugas, bagaimana tugas itu
dilaksanakan, dimana tugas dikerjakan dan hasil apa yang diharapkan. Sulipan
(dalam Irnanda, 2011) menambahkan desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan
kerja seorang atau sekelompok karyawan secara organisasional. Tujuannya untuk
mengatur penugasan kerja supaya dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Definisi
diatas menjelaskan bahwa desain pekerjaan dibuat oleh perusahaan untuk mengatur
tugas-tugas yang tepat sasaran, memberikan tugas kepada orang dengan kemampuan
dan keterampilan yang harus dimiliki untuk mengerjakan tugas tersebut demi
mencapai sasaran dari perusahaan.
Sejalan dengan Dessler (dalam Irnanda, 2011)
desain pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan
oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya.
Desain pekerjaan meliputi identifikasi pekerjaan, hubungan tugas dan tanggung
jawab, standar wewenang dan pekerjaan, syarat kerja harus diuraikan dengan
jelas, penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya.
2.6 Manfaat Desain Jabatan
Desain pekerjaan adalah faktor penting dalam
manajemen terutama manajemen operasi karena selain berhubungan dengan
produktifitas juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan
perusahaan (Sulipan dalam Irnanda, 2011). Desain pekerjaan mutlak dimiliki oleh
setiap perusahaan karena dalam desain pekerjaan yang dilakukan adalah merakit
sejumlah tugas menjadi sebuah pekerjaan agar pekerjaan yang dilakukan menjadi
terarah dan jelas. Menurut Sunarto (dalam Irnanda, 2011) desain pekerjaan
memiliki tujuan agar :
·
Efisiensi
operasional, produktifitas dan kualitas pelayanan menjadi optimal
·
Fleksibilitas
dan kemampuan melaksanakan proses kerja secara horizontal dan hirarki
·
Minat,
tantangan, dan prestasi menjadi optimal
·
Tanggung
jawab tim ditetapkan sedemikian rupa, sehingga bias meningkatkan kerja sama dan
efektifitas tim
·
Integrasi
kebutuhan individu karyawan dengan kebutuhan organisasi.
2.7 Elemen-elemen Desain Jabatan
Menurut Handoko (2001:33) elemen-elemen
desain pekerjaan adalah :
a. Elemen-elemen
organisasional
Elemen-elemen organisasional merupakan elemen
yang harus diperhatikan suatu organisasi dalam pembentukan atau desain
perkerjaan. Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan
efisiensi. Efisiensi merupakan suatu pencapaian tujuan sesuai dengan
pendanaan-pendanaan yang ditetapkan oleh perusahaan. Pekerjaan-pekerjaan yang
dirancang secara efisien mendorong pegawai yang mampu dan termotivasi untuk
mencapai keluaran yang maksimal. Perhatian akan efisiensi ini telah dimulai
sejak munculnya manajemen ilmiah.Para ahli mencurahkan riset mereka untuk
menemukan cara-cara terbaik untuk merancang pekerjaan yang efisien.
Studi gerak dan waktu membeberkan sesuatu
disiplin baru, yaitu teknik industri. Berbagai upaya tersebut menunjukkan bahwa
spesialisasi adalah elemen kunci dalam desain pekerjaan. Bila para pegawai
bekerja berulang-ulang sampai batas tertentu, tingkat keluarannya bisanya lebih
tinggi. Penemuan-penemuan para peneliti ini dapat diterapkan dalam era
komputerisasi sekarang.
Berikut ini adalah elemen-elemen organisasi
dalam desain pekerjaan menurut Handoko (2001:35) :
1.
Pendekatan Mekanistik
Pendekatan mekanistik berusaha untuk
mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat
diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah identifikasi
tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu perkejaan. Hasilnya
adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi waktu, tenaga, biaya
tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini masih secara luas digunakan
dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama efektif bila para pegawai kurang
berpendidikan atau kurang mempunyai pengalaman.
2.
Aliran
kerja
Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat
dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan
urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan sehingga dibutuhkan aliran kerja
dari suatu kegiatan.
3.
Praktek-praktek
kerja
Praktek-praktek kerja merupakan cara-cara
bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode praktek kerja ini bisanya
terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para pegawai atau bagian
kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini mengurangi
flerksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaan-perkerjaan.
b. Elemen-elemen
lingkungan
Elemen-elemen lingkungan merupakan aspek
kedua dalam desain perkerjaan. Para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan
pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam desain
pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para pegawai potensial serta
pengharapan-pengharapan sosial. Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan
dengan kemampuan dan tersedianya pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan.
Misalnya banyak lowongan kerja yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena
tidak tersedianya calon pegawai yang mempunyai kemepuan tertentu. Selain itu
desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Misalnya
masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun tidak mempunyai keterampilan, namun
kenyataannya sering menuntut langan kerja. Disamping itu masyarakat yang
mempunyai keterampilan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam hal
kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin
menyarankan suatu desain perkerjaan tertentu, namun pekerjaan harus memenuhi
harapan-harapan para pegawai dan masyarakat.
c. Elemen-elemen
keperilakuan
Menurut Handoko (2001:36) elemen-elemen
keperilakuan perlu mempertimbangkan beberapa aspek dalam desain pekerjaan,
yaitu :
1.
Otonomi
Otonomi mempunyai pengertian bahwa dalam
melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan. Seorang pegawai
diberikan wewenang untuk mengambil keputusan yang dibutuhkan dalam bidang
tugasnya. Dengan diberikannya wewenang pengambilan keputusan maka berarti akan
bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan perasaan
dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan pegawai menjadi
apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan mengakibatkan turunnya
kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
2.
Variasi
Variasi pekerjaan sangat dibutuhkan oleh
pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Dengan variasi pekerjaan yang baik maka
tingkat kebosanan dalam melaksanakan tugas akan dapat ditekan. Apabila
seseorang pegawai telah merasa bosan maka timbul rasa lelah. Kelelahan yang berlanjut
akan mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas. Dengan adanya
kesalahan-kesalahan ini maka seorang pegawai akan ditegur oleh atasannya.
Dengan tguran ini maka soerang pegawai dapat merasa tidak senang dan tidak puas
dalam melaksanakan tugasnya.
3.
Indentitas
tugas
Identitas pekerjaan merupakan ciri-ciri,
jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari suatu pekerjaan. Bila pekerjaan
tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan kurang merasa
bertanggung jawab atas pekerjaannya. Hal ini berarti bahwa kontribusi
(sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan) para pegawai tidak tampak dengan
jelas, sehingga kepuasan kerja dapat menurun.
4.
Umpan
balik
Bila pekerjaan-perkerjaan yang dilaksanakan
pegawai memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelaksanaan pekerjaan
mereka, maka para pegawai akan mempunyai pedoman dan motivasi untuk
melaksanakan perkerjaan dengan lebih baik. Hasil atau nilai prestasi kerja
pegawai dalam melaksanakan tugasnya haruslah diberitahukan sehingga dapat memperbaikinya
atau dapat meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai dapat
ditingkatkan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Analisis jabatan memberikan informasi berharga bagi perusahaan antara lain penentuan strategi penarikan, seleksi, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan, design dan redesign jabatan dan perencanaam SDM. Hasil analisis jabatan memberikan informasi yang menguraikan berbagai hal mengenai jabatan tersebut, yang dapat digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Analisis jabatan mempunyai tujuan yang salah satunya adalah mengetahui kinerja karyawan. Analisis jabatan mempunyai manfaat dan tentunya sangat penting.
Desain pekerjaan atau job design adalah faktor penting dalam manajemen terutama manajemen operasi karena selain berhubungan denganproduktifitas juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan operasi perusahaan. Oleh karena itu perusahaan perlu memiliki suatu sistem kerja yang dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
https://accurate.id/marketing-manajemen/analisis-jabatan/
https://smartpresence.id/blog/bisnis/apa-saja-manfaat-analisis-jabatan-bagi-perusahaan
https://www.psychologymania.com/2013/05/elemen-elemen-desain-pekerjaan.html
Comments
Post a Comment